En översikt av föreningens e-posthantering – samt ändrad visning för e-postadresserna för vidarebefordran, efter övergången från JH Support till Office 365 (i maj 2020)
En översikt
I föreningens e-posthantering finns e-postadresser med tillhörande e-postlådor (styrelsens + ”bokning@”), några e-postgrupper (för ”distribution” till flera e-postadresser) och ett antal e‑postadresser (utan tillhörande e-postlådor) avsedda för vidarebefordran till bl a funktionärers privata e-postadresser och till medarbetare hos HSB (förvaltaren, fastighetsskötaren och för fakturor). Det senare ser både professionellt ut och de privata e-postadresserna publiceras inte i kontaktlistor i entréer eller på föreningens webbplats.
Adresser och grupper, och liten förändring efter övergången till Office 365
Tekniken ”bakom” vidarebefordran för e-postadresser skiljer sig något i Office 365 mot hur det hanterades hos JH Support. Vidarebefordran fungerar och används som tidigare men det ser nu lite annorlunda ut i ”Till:” när mejl skickas från styrelsens e-postlådor i Office 365, till e-postadresserna avsedda för vidarebefordran.
E-postadresserna för mejl som skickas från föreningens (styrelsens) e-postadresser/-lådor visas nu på samma sätt, både för e-postgrupperna och för e-postadresserna för vidarebefordran. Men det finns ingen anledning att dela upp, klicka på +, för e-postadresserna som avser vidarebefordran. Det som händer är att man i adressfältet i stället ser ”kontakten” för mottagaren.
Exemplen är hämtade från både webbmejlen och från e-postprogrammet Outlook (för igenkänning).
E-postgrupper, exempel
E-postadresser för vidarebefordran, exempel
E-postadresser avseende vidarebefordran kan ställas in för vidarebefordran parallellt till fler e‑postadresser (inte nytt i Office 365, men enklare att ställa in där). E-post till faktura@brfedsbacka.se, t ex, vidarebefordras både till HSB och till ”ekonomi@” (maj 2020).
I den tidigare e-posttjänsten hos JH Support (för jämförelse)
E-postadresser för vidarebefordran, exempel (från Outlook)
I e-post skickad från andra, från utanför föreningens e-posthantering
E-postadresser för e-postgrupperna presenteras inte publikt, men skulle se ut som e-postadresserna för vidarebefordran om ”andra” skulle skicka till dem. Medlemmarna i e-postgrupperna kan inte ses utanför föreningens e‑posthantering. Inte heller vem vidarebefordran går till, för de e-postadresserna.
